Scăderea suprafeței ocupate a dus la o reducere a chiriilor spațiilor de birouri. Prețul nu este, însă, cel mai important criteriu în alegerea unui sediu, spun specialiștii. Pe o piață cu produse și servicii din ce în ce mai complexe, cu specificații tehnice detaliate, compararea ofertelor este foarte importantă.Una dintre cele mai eficiente metode de a alege spațiul potrivit pentru birou este evaluarea proprietăților în baza unor informații complete și comparabile. Specialiștii recomandă atenție în compararea prețurilor, în condițiile în care pentru unele proprietăți puteți primi informațiile despre suprafața utilă de birou (zona utilizabilă pentru poziționarea posturilor de lucru, inclusiv oficiu, server și grupuri sanitare), în timp ce pentru altele despre suprafața închiriabilă (care include în plus față de suprafața utilă și spațiile comune aferente, rezultând deci suprafața căreia se aplică chiria pe metrul pătrat). “Obținerea de date complete și comparabile este dificilă deseori, pentru că fiecare proprietar are un anume mod de a-și promova proprietatea. Dacă lista de proprietăți este furnizată de o companie de consultanță cu experiență pe piața birourilor, ar trebui ca acestea să fie oferite într-o formă adecvată, pentru a ușura procesul de evaluare”, explică Mirela Raicu, partener la ESOP. Un alt aspect de care trebuie să se țină seama la alegerea biroului este cota de spații comune aferentă fiecărui spațiu. Acest “amănunt” poate influența semnificativ sau chiar schimba ierarhia spațiilor considerate strict prin prisma chiriei pe metru pătrat. “De exemplu, un spațiu care are o chirie de 10,5 euro, și care pare prima opțiune, dar care are o cota de spații comune de 16%, este mai puțin avantajos față de un alt spațiu, cu chirie de 11 euro/mp, care are spații comune de doar 5%“, spune Mirela Raicu.De regulă, spațiile comune variază între 8 și 13% în cazul imobilelor de suprafață mare (de peste 3.000-3.500 mp), respectiv între 12-17% în cazul imobilelor cu suprafețe mai reduse (sub 2.500-3.000 mp). Negocierea poate aduce economiiSpecialiștii recomandă verificarea principalilor termeni comerciali, cum ar fi perioada contractuală fermă solicitată de proprietar și posibilitatea de ajustare a acesteia (pentru a ști de la început dacă este ceva ce vă puteți asuma), sistemul de cuntificare a cheltuielilor de întreținere (open book sau fix, nivelul acestora), precum și avansul/garanțiile solicitate. Spre exemplu, imobilele de clasa A sau clasa superioară au uneori termeni mai rigizi din cauza finanțării lor prin credite bancare. “Totuși, este de reținut faptul că în ultimele 12 luni, datorită crizei economice, aceste aspecte destul de importante și delicate în trecut au cunoscut o flexibilizare semnificativă, chiar și în cazul imobilelor de clasă superioară“, spune Mirela Raicu.Un alt criteriu important în alegerea biroului este eficiența spațiului. Astfel, 500 mp în trei cladiri distincte vor avea mai mult ca sigur trei niveluri de eficiență diferite. Asta pentru că eficiența unui spațiu este dată de un cumul de factori, precum forma acestuia, numărul de fațade ce asigură acces la lumina naturală sau adâncimea cladirii (distanța între două fațade cu lumină naturală). Cele mai eficiente spații sunt cele de formă dreptunghiulară, cu lumină naturală pe lungimea clădirii, pe ambele fațade. Formele pătrate, deși aparent lineare și ușor de partiționat, pot fi în realitate mult mai dificile, din cauza distanței mai mari între două fațade luminate. De reținut este faptul că lumina pătrunde pe o distanță de maxim 7-8 m în interiorul unui spațiu de birou, deci poziționarea zonelor de lucru dincolo de această limită se va confrunta cu problema iluminarii insuficiente.“Veți observa luând în calcul eficiența spațiului – prin prisma acestor paramentri, forma, lumina naturala, etc. – faptul că uneori în 300 mp pot încăpea același număr sau chiar mai multe posturi de lucru decât în 375 mp, într-o altă clădire și configurație”, precizează Mirela Raicu.Cel mai important indicator de comparare a spațiilor este, însă, chiria per post de lucru. Scopul nu este închirierea unui anume număr de metri pătrați, ci a unui sediu care să acomodeze un anumit număr de angajați, eventual o marjă de extindere rezonabilă. “Din aceste rațiuni, veți observa că acest obiectivul final este cel mai fidel și eficient exprimat nu de chiria pe mp, ci de chiria per post de lucru. Aceasta se calculează ca raport între chirie totală (rezultată din multiplicarea chiriei pe mp cu suprafața închiriabilă), și numărul de posturi de lucru”, spune Mirela Raicu. Rezultatul poate conduce la indicarea drept soluție optimă de sediu a unei alte proprietăți decât cea cu chiria pe mp cea mai redusa, iar acest raționament poate salva costuri importante.
