Munca managerilor, ca orice alta munca de altfel, trebuie sa fie programata. Desi nimeni nu contesta necesitatea si doar foarte putini posibilitatea, in practica manageriala se constata ca exista numeroase rezerve de rationalizare.
In fapt, managerii, in special cei de nivel superior si mediu, sunt pusi in situatia de a solutiona contradictia dintre multitudinea obiectivelor si sarcinilor de realizat si posibilitatile personale limitate de cuprindere a lor. Aceasta contradictie imbraca pronuntate modalitati particulare de manifestare, data fiind diversitatea mare a factorilor implicati si a valorilor acestora, de unde si imposibilitatea furnizarii unei solutii tip, a stabilirii unei structuri ideale pentru folosirea timpului managerilor.
Cu toate ca o solutie-sablon nu exista, anumite reguli au fost formulate pe baza analizei muncii unui mare numar de manageri.
Reguli de programare a muncii managerilor
1. Sa nu se consume timp pentru probleme minore, care pot fi atribuite sau delegate subordonatilor.
2. Sa se concentreze eforturile asupra aspectelor-cheie, prioritare pentru realizarea principalelor obiective atribuite.
3. Sa se asigure perioade compacte de calm pentru munca individuala, necesare realizarii unor sarcini deosebit de importante.
4. Solutionarea, in primele ore ale zilei de munca, a celor mai importante si dificile probleme.
5. Sarcinile mai putin pretentioase, care nu necesita o concentrare deosebita din partea managerilor, sa fie grupate spre sfarsitul zilei de munca.
6. Selectionarea problemelor care implica cu prioritate cunostinte din anumite domenii, in vederea transmiterii spre solutionare catre specialisti.
7. Programarea zilnica a unei rezerve de timp pentru solutionarea problemelor neprevazute, importante si urgente, in special pentru personalul de conducere de nivel superior si mediu.
8. Rezolvarea in plenul factorilor manageriali participativi a problemelor esentiale pentru firma.
Pentru programarea utilizarii timpului de lucru, pe baza regulilor mentionate, se pot utiliza diverse modalitati. Cea mai raspandita o reprezinta graficul de munca, ce poate fi intocmit lunar, saptamanal si zilnic. Experienta demonstreaza ca cele mai eficiente sunt cele saptamanale si zilnice. Graficele saptamanale este recomandabil sa fie intocmite luni dimineata, evident situand pe primul plan sarcinile cele mai importante. Ele pot sa cuprinda rubrici precum: ziua, actiunea, durata, personal de controlat, materiale necesare, observatii.
Pentru managerii de nivel superior, conform expertilor de la Asociatia Americana de Management, este recomandabila urmatoarea structura a zilei de munca. Primele 90 de minute – perioada ideala pentru a putea efectua fara intreruperi o munca de calitate – consacrata realizarii unor sarcini de mare importanta si dificultate, fara a fi deranjat decat in situatii exceptionale, expres precizate secretarei. In continuare, urmeaza 30 de minute pentru telefoane, vizitatori, probleme urgente etc. Se trece apoi la solutionarea celorlaltor probleme, cautand in functie de asa- numitele ore barate, rezolvarea problemelor ce necesita continuitate si concentrare, alternate cu perioade rezervate problemelor marunte: telefoane, primiri, vizite scurte de control etc. O astfel de procedura evita -dispersarea- deciziilor si actiunilor managerilor, -namolirea- in probleme minore.
Desigur, dat fiind specificul muncii de conducere, incadrarea in graficul de munca, mai ales cel saptamanal, este dificil de realizat. In general, se apreciaza ca, daca graficul este respectat in proportie de 60-70%, acesta si-a atins scopul.
O atentie deosebita trebuie sa acorde mangerii -organizarii memoriei-, pentru a evita omisiunile si a se elibera de grija de a nu uita. In acest scop, pot utiliza, in afara graficelor de sarcini, si alte modalitati:
– inscrierea sarcinilor pe masura aparitiei pe foi volante, intr-un carnet sau agenda;
– intocmirea fiselor individuale pe probleme, colaboratori sau tipuri de actiuni ale managerului;
– intocmirea de fisiere sau dosare speciale pentru problemele complexe ce reclama o documentare voluminoasa.
