Rezultatele obtinute de orice persoana, in orice domeniu de activitate, depind sensibil de utilizarea timpului. In cazul managerilor din cadrul firmelor, modul de gestionare si de folosire a timpului determina atat rezultatele muncii proprii, cat si ale subordonatilor, ale intreprinderii in ansamblul sau, conferindu-i o importanta sensibil mai mare. Investigatiile numeroase efectuate au relevat existenta unor frecvente si serioase deficiente in ceea ce priveste utilizarea timpului de catre managerii care lucreaza la niveluri ierarhice superioare, medii si inferioare. Asfel, se constata adesea ca:
– Durata zilei de lucru legala este depasita, indeosebi pentru managerii de nivel superior si mediu;
– Structura utilizarii zilei de lucru nu este intotdeauna corespunzatoare.
In ceea ce priveste durata zilei de munca, anchetele efectuate au relevat ca durata medie a zilei de lucru a managerilor variaza intre 9 si 12 ore. Trei sunt cauzele principale care genereaza o asemenea situatie necorespunzatoare: nivelul nesatisfacator de organizare a propriei munci, complexitatea si dificultatea sarcinilor manageriale, multe grevate de serioase restrictii temporale si de presiunile multiple la care sunt supusi managerii din partea organelor ierarhice superioare, din partea subordonatilor si a sindicatelor.
Referitor la structura utilizarii timpului de catre manageri, cercetarile efectuate au evidentiat in principal urmatoarele:
– Timpul afectat muncii de conceptie, de perspectiva reprezinta un procent prea mic in ansamblul timpului de lucru. Frecvent, acesta este sub 15%. Acesta se reflecta fara indoiala in calitatea strategiilor si a programelor de actiune vizand dezvoltarea firmei.
– Proportia foarte mica a timpului afectat muncii de documentare, in mod obisnuit sub 4% din durata medie a zilei de lucru. Urmarea acestei situatii este decalajul cunostintelor fata de ceea ce este nou in domeniul managementului, in ramura de activitate in care se inscrie unitatea etc., ceea ce se reflecta in calitatea deciziilor si a actiunilor managerului atat cu caracter previzional, cat si cu caracter operational.
– Ponderea excesiva reprezentata de timpul afectat sedintelor. In acest scop, se utilizeaza intre 33% si 50% din timpul directorilor.
La aceasta se adauga si un insemnat volum de timp pentru convorbiri telefonice, ce variaza intre 10-12%. Practic, aceste doua categorii reprezinta peste 50% din volumul de munca, ceea ce, evident, este prea mult.
– Fragmentarea, dispersarea excesiva a timpului de lucru. Astfel, potrivit unor investigatii, secventele mai scurte de zece minute ocupa 40% din timpul total de lucru al directorilor, iar cele peste 30 de minute, mai putin de 20%. Aceasta supradivizare a timpului managerilor are o puternica influenta negativa asupra calitatii rezultatelor obtinute, concomitent cu suprasolicitarea resurselor intelectuale ale personalului de conducere.
– Insuficienta utilizare in munca curenta de conducere a principiilor, regulilor, metodelor, tehnicilor stabilite de stiinta managementului. Asa cum a rezultat din investigatiile efectuate in peste 50 de firme, metodele analizei diagnostic, tabloul de bord, brainstorming-ul sunt utilizate sporadic. De asemenea, in folosirea altor metode, printre care delegarea sau sedinta, se constata frecvent deficiente. Un numar inca redus de manageri isi desfasoara munca pe baza unui program zilnic sau de prioritati impuse de conditiile existente.
O ancheta realizata pe un esantion de 1.400 de intreprinzatori a relevat urmatoarele:
– cea mai mare parte a intreprinzatorilor lucreaza un numar superior de ore. Asfel, 60% dintre ei lucreaza peste 60 de ore saptamanal si 20% intre 40 si 60 de ore;
– exista o preocupare redusa pentru restructurarea timpului de munca. Comparativ cu managerii societatilor comerciale si ai regiilor de stat, se constata o pondere sensibil mai redusa a timpului cheltuit in sedinte, pentru elaborarea de previziuni si pentru documentare. In schimb, o parte apreciabila din bugetul de timp este alocata pentru initierea si cultivarea de relatii cu furnizorii, clientii si banca, pentru comunicatii telefonice si prin fax, asistarea subordonatilor sau chiar participarea nemijlocita la efectuarea sarcinilor importante ale acestora.
Concluzia principala care se desprinde din prezentarea tabloului succint al situtiei utilizarii timpului de lucru de catre managerii societatilor comerciale si ai regiilor de stat, in care accentul a fost indreptat asupra elementelor ce denota necesitatea unor perfectionari, este cerinta imperioasa a imbunatatirii utilizarii sale.
