Operatorii schimburilor de date cu caracter personal trebuie să se asigure că persoana vizată de date își poate exercita drepturile la informare, de acces, rectificare și obiecție în conformitate cu legislația aplicabilă privind protecția datelor. Toate datele cu caracter personal schimbate între autoritățile din statele europene sunt eliminate la șase luni de la încheierea oficială a schimbului, dacă nu există o solicitare expresă a CE în acest sens.
Pentru a putea administra piața internă, forurile de la Bruxelles au nevoie de informații. La rândul lor, autoritățile din statele membre apelează la informații privitoare la alte țări UE. De aceea, schimbul de informații între autoritățile competente a fost reglementat. Decizia CE privind punerea în aplicare a Sistemului de informare al pieței interne (IMI), în ceea ce privește protecția datelor cu caracter personal, prevede că autoritățile competente din statele membre fac schimb de date cu caracter personal, pe care le prelucrează ulterior doar în scopurile menționate în actele comunitare corespunzătoare, pe baza cărora are loc schimbul de informații. Cererile de informații și răspunsul la acestea se bazează pe întrebările multilingve. Persoanele fizice pot folosi IMI doar dacă își desfășoară activitatea sub controlul unei autorități competente sau al unui coordinator.
Datele cu caracter personal includ numele întreg, adresa de e-mail de serviciu, numărul de telefon și numerele de fax de serviciu ale utilizatorilor IMI. Acestea sunt păstrate în cadrul IMI atât timp cât aceștia continuă să utilizeze sistemul și sunt eliminate de autoritatea competentă în momentul încetării activității.
